Come impostare le risposte automatiche su WhatsApp Business, passo dopo passo

L'app gratuita WhatsApp Business include tre strumenti di automazione: un messaggio di benvenuto per i primi contatti, un messaggio di assenza per quando sei chiuso e le risposte rapide che attivi manualmente. Ben configurati, coprono lo strato di cortesia del servizio clienti in circa quindici minuti. Questa guida spiega ciascuno di essi e, con onestà, cosa non possono fare.

Prima di iniziare: usa l'app WhatsApp Business

Queste funzioni si trovano in WhatsApp Business, l'app separata con il logo "B", non nella versione normale di WhatsApp. È gratuita e puoi usarla con il tuo numero aziendale esistente. Se stai ancora rispondendo ai clienti da un account WhatsApp personale, migrare all'app Business è il passo zero.

Messaggio di benvenuto: il saluto al primo contatto

Nell'app apri la sezione Strumenti aziendali (nel menu Impostazioni), poi scegli Messaggio di benvenuto. Attivalo, scrivi il testo e seleziona chi lo riceve (tutti, o tutti quelli non presenti nella tua rubrica).

Il messaggio di benvenuto viene inviato quando qualcuno ti scrive per la prima volta, o dopo 14 giorni di inattività. Fallo valere: indica il nome dell'attività, comunica quando risponderai e chiedi i dettagli che ti servono sempre. La nostra raccolta di modelli contiene esempi pronti da incollare.

Messaggio di assenza: copertura per gli orari di chiusura

Nella stessa sezione Strumenti aziendali, scegli Messaggio di assenza. Puoi programmarlo (fuori dagli orari di apertura, con un orario personalizzato o sempre); l'opzione di programmazione funziona però solo dopo aver impostato gli orari di apertura nel tuo profilo.

Sii onesto e specifico: "chiusi fino alle 8:00, sei il primo in coda" batte "ti risponderemo a breve" che arriva a mezzanotte. Se per il tuo settore alcune richieste sono urgenti, indica la procedura d'emergenza.

Risposte rapide: risposte preimpostate che invii manualmente

Le risposte rapide sono scorciatoie, non automazioni: digiti una barra in una chat e scegli una risposta salvata. Carica le tue dieci risposte più frequenti (listino prezzi, area di servizio, orari di apertura, indicazioni, politica sui depositi) e rispondere alle domande ricorrenti passa da un minuto a pochi secondi.

Controllale ogni mese. Le risposte rapide obsolete riportano prezzi vecchi, e una risposta sbagliata inviata velocemente è peggio di una giusta inviata con calma.

I limiti da considerare

Le risposte automatiche confermano la ricezione; non risolvono le richieste. Il cliente che chiede "avete disponibilità per sabato?" riceve il tuo messaggio di assenza e poi silenzio fino a quando sei libero. Niente impara: la centesima domanda "quanto costa X?" ti costa lo stesso sforzo della prima. E tutto passa dal tuo telefono, proprio il dispositivo che non puoi guardare mentre lavori.

Per molte piccole attività questo compromesso va bene, e gli strumenti gratuiti sopra elencati valgono davvero la pena di essere impostati oggi. Quando il volume di messaggi (o il dolore dei lead persi) li supera, il passo successivo è una reception che risponda davvero: è questa la differenza che spieghiamo nella nostra comparazione tra risposte automatiche e reception gestita dall'AI.